Statutes

Statutes

This Association is subject to the Belgian Law of 2 May 2002 on non-profit associations (hereafter named “the Law”) to which it is expressly referred for any matter not mentioned in these Statutes or Internal Regulations (Bylaws). Any litigation related thereto shall fall within the jurisdiction of the courts of the Registered Office’s location.

Article 1 – Name of the Association

The non-profit Association is called “NATO Charity Bazaar ASBL” (abbreviated “NCB”).

Article 2 – Aims of the Association

The aims of the Association are:    

·       To organize social events and activities with the aim of collecting funds to donate to charity.

·       To bring together the employees and family of NATO HQ to foster friendship within its international community

Article 3 – Registered Office of the Association

The decision to change the registered address of the Association may only take place at a General Meeting when the Members are assembled.

The address of the Registered Office of the Association shall be the address of the President, Vice-President or Treasurer and shall change as needed.

The Association is officially located at, Square du Vieux Tilleul 1/4, 1050 Ixelles in the judicial district of Brussels.

Article 4 – Members of the Association

The minimum number of members is four full members.

There are two categories of members

·  Full member: A national representative for each nation that participates in the activities and social events of the Association.

·  Associate member: Any person who takes part in the organization of events and activities of the Association.

Full members are entitled to all rights afforded by the Law and by these Statutes.

Associate members have the same rights as full members, with the exception of the right to vote as part of the General Meeting.

Article 5 – Admission

Each new request for membership must be approved by the Board, which will examine requests and give their views on said requests at their meetings.  The final decision concerning membership will be made by the General Assembly.

Any person who becomes a member of the Association must agree to these Statutes, as well as to any other rules.

Article 6 – Loss of Membership

Membership is lost through:

  • ·  Resignation.·  Suspension decided upon by the Board when there are serious grounds for concern, the person involved having previously been asked to appear before the Board to provide an explanation.

A final cancellation of membership must be decided upon by the General Assembly.

·  Dismissal is decided upon by the General Assembly when there are serious grounds for concern, the person involved having previously been asked to appear before the General Assembly to provide an explanation.

The same procedure shall be applied to revoke or suspend the tenure of an Administrator or a member of the Management Board.

  • When a Board member leaves the board he/she cannot delete, take with them or share confidential information obtained while being a member of the NCB Board with persons outside of the NCB Board or use this information for personal or business purposes.

Article 7 –Resources

  • ·       Subsidies received from the Belgian state, regional and local authorities or any other public organization.·       Funds received in return for services provided by the Association.·       Any other resources authorized by the Law.·       Members may be required to pay an annual Membership fee which is a one-off payment or specific to either category of Member. The amount is set by the General Assembly and may not exceed 250,00 EUR per annum.
    • .

Article 8 – General Meeting

The General Assembly is composed of full members. Members who cannot attend may be represented by a third party, whether a full member of the Association or not, with a limit of two proxies per attendee. The General Assembly will be invited to convene by the Board or by at least one quarter of the full members. It shall be chaired by the President.

The invitations are to be sent out to all full members by e-mail at least ten (10) days before the scheduled date of the meeting.  The agenda is to be sent with the invitations. The General Meeting may only discuss the items on the agenda unless a proposal, signed by at least one tenth of the membership, is presented before the meeting.

The minutes of each meeting are to be sent to all members within three months of the latter.  The minutes shall be filed in the register held at the registered office and may be viewed by third parties following prior authorization by the Board.

The General Assembly has absolute authority and holds all powers afforded by the Law and these Statutes.

The General Assembly may, inter alia:

·  Elect or dismiss the Administrators;

·  Approve new members;

·  Dismiss a member;

·  Approve the budget and accounts;

·  Approve Internal Regulations (Bylaws);

·  Approve the choice of charities to receive donations;

·  Approve the amount given to each selected charity;

·  Amend the Statutes;

·  Amend the aims for which the Association was established;

·  Declare the Association dissolved.

The General Assembly can only validly decide on a change of the Statutes if at least two thirds of the members are present or represented. If the change affects the objects of the Association, the quorum of votes is to achieve four-fifths of the votes. The quorum is the same for the liquidation of the Association.

If this quorum is not reached, a second meeting may be convened. It may negotiate and make decisions, whatever the number of members present or represented. There must be at least 15 days elapse between the two meetings.

Decisions shall be made by an absolute majority (50% +1 vote) of the votes of the attending or represented members.

Voting shall be by show of hands, except if a person is concerned, in which case it shall be secret. Voting shall also be secret if so requested by half the members.

Article 9 – Annual/Statutory General Assembly Meeting

The General Assembly shall meet at least once a year within the first semester of the calendar year. The social year begins on January 1st and ends the following December 31st.

During the Annual General Assembly meeting, the Board shall present a report on the activities of the Association, as well as a financial report containing the previous year’s accounts and the budget of the current year. The members of the General Assembly are to be invited to approve these reports.

The Association’s financial year begins on March 1st and ends on the last day of February.

Article 10 – Board

The Association shall be managed by a Board composed of from three to twenty members, elected for two years by the General Assembly among volunteers from participating countries.

The members of this Board must be elected every two years by the General Assembly. Should a vacancy arise, the Board shall select a provisional replacement from its members. Permanent replacements are to be elected at the following Annual General Assembly Meeting.

The Board shall elect from among its members a Management Board composed of at least a President, a Vice-President and a Treasurer, whose appointments shall be confirmed by the General Assembly.

Article 11 – Meetings of the Board

The Board shall hold at least one meeting every six months, at the invitation of the President or at the request of one quarter of the members. The meetings shall be chaired by the President.

Decisions shall be made by an absolute majority of the votes (50%+1) of the members attending or represented within a limit of one proxy per member. In case of a tied vote, the President shall have the casting vote.

However, the Board may only make valid decisions if at least half the members are attending or are represented.

In principle, voting shall be by show of hands, except when a person is concerned, in which case it shall be secret. Voting shall also be secret if so requested by half the Administrators.

Article 12 – Responsibilities of the Board

The Board shall hold all the powers not specifically afforded to the General Assembly by the Law or by the Statutes. It shall manage and direct the Association according to the decisions made by the General Assembly. It shall represent the Association to third parties, including courts of law. It shall delegate part of its authority to the members of the Management Board.

The Board may, inter alia:

·  Set the agenda for meeting of the General Assembly;

·  Implement, together with and under control of the Management Board, the general and financial control, the decisions made by the General Assembly;

·  Set the budget of the Association and draw up the accounts;

·  Suspend a member or an Administrator of the Association.

Article 13 – Management Board

The Management Board shall be composed of a President, a Vice-President and a Treasurer.

The Management Board shall ensure the smooth running of the Association under the control of the Board, whose meetings it shall organize.

The President shall represent the Association in all its outside activities and act on its behalf, subject to approval by the Board. In case of unforeseen difficulties, the Vice-President shall replace the President.

The Treasurer shall manage the accounts of the Association, collect all receipts and pay all expenses, subject to approval by the President. In case of unforeseen difficulties, the President shall replace the Treasurer.

Any day-to-day management operation of a value exceeding 1 000 EUR, any legal act or operation outside the framework of day-to-day management, irrespective of its value, shall only commit the Association if signed by three administrators, of whom at least two must be members of the Management Board.

For any other act of day-to-day management, the Association shall be validly represented by one of the members of the Management Board.

Article 14 – Internal Regulations (Bylaws)

Internal Regulations (Bylaws) may be established by the Board and approved by the General Assembly.

Such regulations shall settle various points not covered by these Statutes, particularly those concerning the internal running of the Association.

Article 15 – Dissolution

In the event of dissolution decided at an Extraordinary General Assembly meeting, the General Assembly is to appoint one or more liquidators. The General Assembly is to assign its assets to one or more charities of its choice.

Article 16 – Special Provision

This document is a translation of the original French, which is the authentic text.

In the event of litigation, the French version of these Statutes shall prevail.

Amended and approved by the General Assembly at the Annual General Assembly meeting on

9 February 2017

Veuillez vous référer à la page ANGLAISE pour 2017 Statues. Une traduction en français complet sera disponible sous peu. Nous nous excusons pour le dérangement. Entre-temps, la traduction en français de 2016 est disponible ici:

Statuts de

Cette association est soumis à la loi belge du 2 mai 2002 sur les associations à but non lucratif (ci après dénommée ” la Loi “) à qui il est expressément visée pour toute question qui n’est pas mentionné dans ces statuts ou règlements internes (statuts). Tout litige afférent relèvent de la juridiction des tribunaux de l’emplacement du bureau enregistré.

Article 1 – Nom de l’Association
L’association sans but lucratif (ASBL) est appelé ” l’OTAN Charité bazar ” (forme abrégée “BCN”).

Article 2 – Objectifs de l’Association
L’Association vise sont les suivants :

  •  Pour organiser des événements sociaux et des activités dans le but de recueillir des fonds pour faire un don à une oeuvre de charité.
  •  Pour réunir les épouses et partenaires du personnel travaillant au siège de l’OTAN, afin de favoriser l’amitié au sein de sa communauté internationale..

Article 3 – Siège de l’Association
La décision de changer l’adresse enregistrée de l’Association peut seulement avoir lieu lors d’une réunion générale lorsque les membres sont assemblés.

L’adresse du siège social de l’Association doit être l’adresse du président ou du vice-président.

L’Association est officiellement situé avenue Victor Gilsoul 1 – Woluwé Saint Lambert – 1200, dans le district judiciaire de Bruxelles.

Article 4 – Membres de l’Association
Le nombre minimum de membres est de quatre membres à part entière.

Il existe deux catégories de membres

  • membre à part entière : un représentant national pour chaque nation qui participe aux activités et événements sociaux de l’Association.
  •  Membre associé : Toute personne qui prend part à l’organisation d’événements et d’activités de l’Association.

Les membres de plein exercice ont droit à tous les droits reconnus par la loi et par les présents statuts.

Les membres associés ont les mêmes droits en tant que membres à part entière, à l’exception du droit dans le cadre de l’Assemblée générale.

Article 5 – Admission
Chaque nouvelle demande d’adhésion doit être approuvée par le Conseil, qui examine les demandes et donner leur point de vue sur ledit demandes lors de leurs réunions. La décision finale concernant l’adhésion sera prise par l’Assemblée générale.

Toute personne qui devient membre de l’Association doit convenir à ces statuts, ainsi que toute autre réglementation.

Article 6 – Perte d’adhésion l’
adhésion est perdue par :

  •  Démission.
  •  La suspension décidée par le Conseil lorsqu’il y a de sérieux motifs de préoccupation, la personne concernée ayant déjà été invité à comparaître devant le Conseil pour fournir une explication.

Une annulation définitive de l’adhésion doit être décidée par l’Assemblée générale.

  • Le licenciement est décidée par l’Assemblée générale lorsqu’il y a de sérieux motifs de préoccupation, la personne concernée ayant déjà été invité à comparaître devant l’Assemblée générale fournisse une explication.

La même procédure doit être appliquée pour révoquer ou suspendre le mandat d’un administrateur ou un membre du conseil d’administration.

L’Article 7 -Ressources

◦des subventions de l’État belge, les autorités régionales et locales ou tout autre organisme public.
◦fonds reçus en contrepartie de services fournis par l’Association.
◦tout autres ressources autorisées par la loi.

Les membres peuvent être tenus de payer une cotisation annuelle qui est un versement unique ou spécifique à l’une ou l’autre catégorie de membre. Le montant est fixé par l’Assemblée générale et ne peut excéder 250,00 EUR par an.

Article 8 – Assemblée générale
L’Assemblée générale est composée des membres à part entière. Les membres qui ne peuvent pas y participer peuvent être représentés par une tierce partie, qu’il s’agisse d’un membre à part entière de l’Association ou non, avec une limite de deux proxys par participant. L’Assemblée générale sera invitée à convoquer par le Conseil ou par au moins un quart des membres de plein droit. Il est présidé par le président.

Les invitations seront envoyées à tous les membres de plein droit par courrier, e-mail ou méthode alternative au moins deux semaines avant la date prévue de la réunion. L’ordre du jour doit être envoyé avec les invitations. L’Assemblée générale ne peut discuter des points à l’ordre du jour sauf si une proposition, signée par au moins un dixième des membres, est présenté avant la réunion.

Le procès-verbal de chaque réunion sont à envoyer à tous les membres dans un délai de trois mois à compter de ce dernier. Le procès-verbal doit être classé dans le registre tenu au siège et pourront être consultées par des tiers suite à l’autorisation préalable du Conseil.

L’Assemblée générale a le pouvoir absolu et détient tous les pouvoirs conférés par la loi et les présents statuts.

L’Assemblée générale peut, notamment :

  •  élire ou révoquer les administrateurs ;
  • approuver de nouveaux membres ;
  • révoquer un membre ;
  • approuver le budget et les comptes ;
  • approuver les règlements internes (statuts)) ;
  • approuver le choix des organismes de bienfaisance afin de recevoir des dons;
  • Approuver la somme accordée à chaque organisme de bienfaisance choisi;
  • Modifier les Statuts ;
  • Modifier les buts pour lesquels l’Association a été créée;
  • déclarer l’association dissoute.

L’Assemblée générale ne peut valablement décider sur un changement des statuts si au moins deux tiers des membres sont présents ou représentés. Si la modification affecte les objets de l’Association, le quorum de voix est d’atteindre les quatre cinquièmes des votes. Le quorum est la même pour la liquidation de l’Association.

Si ce quorum n’est pas atteint, une seconde réunion sera convoquée. Elle peut négocier et prendre des décisions, quel que soit le nombre de membres présents ou représentés. Il doit y avoir au moins 15 jours s’écouler entre deux réunions.

Les décisions sont prises à la majorité absolue (50 % 1 vote) de la voix de l’assister ou représenter les membres.

Les votes ont lieu à main levée, sauf si une personne est concerné, auquel cas il est secret. Le vote doit aussi être secret si demandés par la moitié des membres

Article 9 – annuel/réunion de l’Assemblée générale statutaire de
l’Assemblée générale se réunit au moins une fois par an dans le premier semestre de l’année civile. L’année sociale commence le 1er janvier et se termine le 31 décembre suivant.

Au cours de la réunion de l’assemblée générale annuelle, le Conseil doit présenter un rapport sur les activités de l’association, ainsi qu’un rapport financier contenant les comptes de l’année précédente et le budget de l’année en cours. Les membres de l’Assemblée générale seront invités à approuver ces rapports.

L’Association pour l’exercice commence le 1er mars et se termine le dernier jour de février.

Article 10 – Conseil de
L’Association est gérée par un conseil composé de trois à vingt membres, élus pour deux ans par l’Assemblée générale parmi les volontaires des pays participants.

Les membres de ce comité ne peut être élu pour deux concessions consécutifs (un total de quatre ans). Si une vacance, le Conseil doit sélectionner un remplacement provisoire de ses membres. Des remplaçants permanents sont élus à la réunion de l’assemblée générale annuelle suivante.

Le Conseil élit parmi ses membres un conseil de gestion composé d’au moins un président, un vice-président et un Trésorier, dont la nomination doit être confirmée par l’Assemblée générale.

Article 11 – Réunions du conseil Le conseil d
‘Administration doit tenir au moins une réunion tous les six mois, à l’invitation du Président ou à la demande d’un quart des membres. Les réunions sont présidées par le président.

Les décisions sont prises à la majorité absolue des voix (50 % 1) des membres qui assistent ou représentés au sein d’une limite d’une procuration par membre. En cas de partage des voix, celle du président est prépondérante.

Toutefois, le Conseil ne peut prendre des décisions valables si au moins la moitié des membres participent ou sont représentés.

En principe, les votes ont lieu à main levée, sauf lorsqu’une personne est concerné, auquel cas il est secret. Le vote doit aussi être secret si demandés par la moitié des administrateurs.

Article 12 – Responsabilités du conseil
Le conseil détiendra tous les pouvoirs qui ne sont pas expressément conférée à l’Assemblée générale par la loi ou par les statuts. Il doit gérer et diriger l’Association selon les décisions prises par l’Assemblée générale. Il représente l’Association à des tiers, y compris des tribunaux. Il doit déléguer une partie de ses pouvoirs aux membres du conseil d’administration.

Le Conseil peut notamment :

  •  Définir l’ordre du jour des réunions de l’Assemblée générale;
  •  mettre en oeuvre, de concert avec et sous le contrôle du conseil d’administration, le général et le contrôle financier, les décisions prises par l’Assemblée générale ;
  •  Définir le budget de l’Association et établir les comptes ;
  •  suspendre un membre ou un administrateur de l’Association.

Article 13 – Conseil d’administration
Le conseil d’administration est composé d’un président, un vice-président et un trésorier.

Le Conseil d’administration veille à assurer le bon fonctionnement de l’Association sous le contrôle du conseil d’administration, dont les réunions qu’il organise.

Le Président représente l’Association dans tous ses activités extérieures et d’agir en son nom, sous réserve de l’approbation par le Conseil. En cas de difficultés imprévues, le vice-président remplace le président.

Le trésorier doit gérer les comptes de l’Association, recueillir tous les reçus et de payer toutes les dépenses, sous réserve de l’approbation par le président. En cas de difficultés imprévues, le président doit remplacer le trésorier.

Toute gestion au jour le jour le fonctionnement d’une valeur supérieure à 1 000 EUR, tout acte juridique ou d’une utilisation en dehors du cadre de la gestion quotidienne, peu importe sa valeur, ne commettre l’Association si signé par trois administrateurs, dont deux au moins doivent être membres du conseil d’administration.

Pour tout autre acte de gestion au jour le jour, l’Association est valablement représentée par un des membres du conseil d’administration.

Article 14 – Règlements internes (statuts)
Règlements internes (statuts) peut être établi par le Conseil et approuvé par l’Assemblée générale.

Ces règlements doivent régler divers points non visés par ces lois, en particulier celles concernant le fonctionnement interne de l’Association.

Article 15 – Dissolution
En cas de dissolution a décidé lors d’une réunion de l’Assemblée générale extraordinaire, l’Assemblée générale consiste à nommer un ou plusieurs liquidateurs. L’Assemblée générale consiste à affecter ses avoirs à

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