Charity Selection Process

Information Regarding Donations to Charities

Summary:

About:

The “NATO Charity Bazaar ASBL” (renamed from “The NATO Wives Charity Bazaar”) is a philanthropic Association created in 1968 and officially registered in Belgium as a non-profit organization since April 26, 2005. Its objectives are to raise money for charities and to promote friendship in the international community of NATO. Funds are collected through several events each year, the annual bazaar being the most important of them.

Annually, the Association invites all member nations of the Alliance and its Partners to join in an International fair for charities called the “NATO Charity Bazaar”(NCB). For many consecutive years now, it is customary to see several thousand people come through the doors of the Bazaar. Close to 200,000 Euros are collected each year, and entirely distributed to charities. 35% of the funds are donated to Belgian charities in acknowledgment of Belgium as the host nation of NATO Headquarters, and 65% are donated to International charities.

After the close of the application acceptance period, a transparent and objective selection process determines which charities will receive a part of the collected funds for any given year. The Charity Coordinator and her Assistants, reviews all applications and based on the total amount of funds allocated the previous year, the NCB Board will pre-select up to 35 eligible charity applications to be voted upon by the General Assembly. All eligible Belgian charities will receive a personal visit from representatives of the NCB prior to the pre-selection process.

Following the annual NATO Charity Bazaar, funds will be transferred to the official bank account of the charity applicants. This usually takes place in the month of December. No donations will be made to a personal account.

Upon receipt of the donation from the NCB, the benefitting charity must send a written confirmation of receipt which includes details of the amount received and the date the amount arrived. Upon completion of the proposed project for funding, as a follow-up, pictorial and/or a project summary report shall be sent, if applicable, to the Charity Coordinator. If appropriate, there will then be a site project visit by one or more NCB board members.

Emergency Requests:

These donations are for exceptional or extremely urgent cases. The requested donation should not exceed the amount of €2.000 (Euros). These donations are made throughout the year.

  • If you have an emergency please contact us immediately for assistance.

The following criteria considered when selecting charities for donation ARE CURRENTLY UNDER REVIEW:

CHARITY SELECTION PROCESS

Two types of funding applications:

  • General application for funding: (Of the charities selected Belgian charities receive 35% of the bazaar proceeds and International Charities receive 65% of the proceeds). The donation is made in the December after the bazaar.
  • Emergency applications for funding: Only exceptional or extremely urgent cases. The funding will not exceed €2.000 and a donations can be made at any time.

Factors Taken into account when selecting charities for donation:

  • We only consider the funding of requests from organizations which:
    • are ASBL (Association Sans But Lucratif) or VZW if located in Belgium, are non-governmental and have official registration as a charity (non-profit making organization) for at least one year
    • are small, independent organizations (those which are NOT a branch of a large parent organization) with a maximum revenue of €312.500 per year and a maximum equity of €1.249.500.
    • exist (or are based) in a NATO country, a NATO PfP country, an NCB member country or a country where NATO is currently engaged (i.e. Afghanistan), have NOT received funds from the NCB for at least three complete calendar years for the international Charities (for example, an organization that has benefited from funds raised at the 2016 Bazaar is not eligible to apply again before 2020). For the Belgian Charities have NOT received funds from the NCB for at least two complete calendar years (for example, an organization that has benefited from funds raised at the 2016 Bazaar is not eligible to apply again before 2019).
  •  Application forms must be complete.
    • All questions and requests for explanation MUST be addressed.  FAILURE TO DO SO WILL RESULT IN DISQUALIFICATION OF THE APPLICATION.
  • Each application can only have one project.
    • An application with more than one project may be disqualified.
    • Charities may submit multiple applications with one project per application, however only one project per charity can be pre-selected for the final vote.
  • To be considered a Belgian charity applicant, the organization must exist (or be based) in Belgium.
  •  We fund projects which:
    • are small, specific projects which will be completed during the donation year 2018.
    • cover the widest spectrum of the community, and when completed have a long term impact and are of benefit to as many people as possible,
    • primarily benefit NATO countries, NATO PfP countries, NCB member country and countries where NATO is currently engaged (for example in Afghanistan). However, we do not exclude projects from other geographic locations.
  • We do NOT donate funds for the following expenses:
    • salaries for the daily staff nor daily running costs of the applying organization. Nor do we fund equipment for administrative purposes (i.e. computers, printers)
    • publishing fees for advertisement purposes, as well as media related fees (web design, radio/TV advertising, radio/TV programs)
    • transportation modes (bicycle, scooter, motorcycle, car, bus, train, boat, airplane) with the exception of disability aids (wheelchairs)
    • transportation costs (including gasoline, tickets and the hiring or leasing of transportation)
  • The maximum amount donated is €10.000 (euros), however we always strive to give the smallest amount required to make the project viable, so that we can fund as many projects as possible.
  • The NATO Charity Bazaar members vote on the final list of charities to be funded and amounts to be donated.

APPLICATION PROCESS

The 2017 application form  (English) is now available

Scan the completed version of this form as well as all of the required, signed documentation into one (1) “pdf” file (rename the file to include the name of your organization) and submit it by e-mail ONLY to charity@natocharitybazaar.org

  • The two photos should be sent separately in “jpeg” or “tif” format only.
  • REMEMBER: Rename the application file to include the name of your organization.
  • The subject line of the email MUST include the name of the applying organization.
  • Direct any questions by e-mail to charity@natocharitybazaar.org, Attn: the Charity Coordinator.
    • The subject line of the email MUST include the name of the applying organization.
  • Proposals are due by 1 MAY at 12h00 (noon) Central European Time (CET) of each year.
    • If funding is awarded, the funds will be transferred in December 2017 with a Donation Ceremony in January 2018.
  • All eligible Belgian charities will receive a personal visit from a representative of the NCB.
  • All correspondence must be in English or French.
  • Failure to provide ALL of the information requested will result in the disqualification of the application.

Information concernant les dons

Résumé:

NATO Charity Bazaar:

Les “épouses de l’OTAN (récemment ASBL” Bazar renommé le bazar de charité de l’OTAN) est une association philanthropique créée en 1968 et officiellement enregistrés en Belgique comme une organisation à but non lucratif depuis le 26 avril 2005. Ses objectifs sont de recueillir des fonds pour des oeuvres de bienfaisance et à promouvoir l’amitié au sein de la communauté internationale de l’OTAN. Les fonds sont recueillis par l’entremise de plusieurs événements chaque année, le bazar annuel est le plus important.

Chaque année, l’Association invite tous les pays membres de l’Alliance et ses partenaires à se joindre à une foire internationale pour les organismes de bienfaisance appelé ” l’OTAN Charité bazar “. Pendant de nombreuses années consécutives maintenant, il est de coutume de voir plusieurs milliers de personnes franchissent les portes du bazar.

Plus de 100 000 d’euros sont collectées chaque année, et entièrement distribué aux organismes de bienfaisance. 35 % des fonds sont reversés à des oeuvres de bienfaisance belge dans l’accusé de la Belgique en tant que pays hôte du siège de l’OTAN, et 65%sont reversés à des oeuvres de charité.

Un processus de sélection transparent et objectif détermine quels organismes de bienfaisance recevra une partie des fonds collectés pour une année donnée. L’organisme coordinateur et ses assistants, étudier toutes les demandes reçues à partir du grand nombre de présentations. La plupart des organismes de bienfaisance seront visités par l’organisme de bienfaisance et ses membres du comité coordonnateur (membres bénévoles). Ce même comité examine tous les fichiers et indique les demandes par ordre de priorité en fonction de critères définis et utilisant collectivement un système de vote. Entente définitive de la liste de dons est donné à notre Assemblée générale. Enfin, les fonds sont transférés à des organismes de bienfaisance, normalement à la fin de janvier.

Les demandes en cas d’urgence:

Les donations sont pour des cas exceptionnels et extrêmement urgents. La demande ne peut pas excéder plus de 2000€. Ces dons peuvent être faits pendant toute l’année.

  • Si vous avez une urgence s’il vous plaît contactez-nous immédiatement de l’aide.

Les critères suivants sont utilisés pour sélectionner les associations caritatives:

Le Processus de Sélection (actuellement à l’étude)

Deux catégories de projets sont fondées:

  • Les associations caritatives belges (35% des fonds récoltés) et les associations internationales (65% des fonds récoltés).
  • Les demandes en cas d’urgence: Ces donations sont pour des cas exceptionnels et extrêmement urgents. La limite est de 2000€ et la demande peut être faite pendant toute l’année.

Points considérés pour la sélection des associations caritatives (actuellement à l’étude):

On accepte uniquement les associations caritatives qui:

  • sont à but non lucratif (ASBL ou VZW en Belgique), qui ne sont pas gouvernementale, qui ont été officiellement enregistrées pour au moins un an à but non lucratif.
  • sont des organisations petites et indépendentes (qui ne sont pas une branche d’une organisation plus grande) avec une revenu maximal de €250.000 par an et une équité maximale de €1.000.000.
  • existent (ou sont basées) dans un pays membre de l’OTAN, un pays PfP OTAN ou un pays où l’OTAN est engagé (comme l’Afghanistan)
  • n’ont pas reçu des fonds du NCB pour au moins deux années (par exemple une organisation qui a reçu des fonds du Bazar 2014 ne peut pas refaire une demande avant 2017).
  • ont des petits projets spécifiques qui seront complétés endéans l’année du don.
  • arrivent à couvrir la plupart de la communauté, et quand le projet est complété aura un effet à long terme.
  • qui bénificient prioritairement les pays de l’OTAN, les pays de l’OTAN PfP et les pays où l’OTAN est engagé.

Nous ne donnons pas de fonds pour les dépenses suivantes:

  • salaires pour les employés quotidiens ou les paiments quotidiens de l’organisation.
  • les frais de publication et publicité, les frais de media (création de sites web, radio/TV publicité, radio/TV programmes)
  • transport (vélo, scooter, moto, voiture, bus, train, bâteau, avion)
  • frais de transport (essence, tickets de transport en commun et la location de transport)

Les formulaires d’application doivent être complètées. Il faut répondre à toutes les questions. Ne pas y réussir résultera en l’annulation de l’application.

Pour être considérée comme une association caritative belge, l’organisation doit exister ou être basée en Belgique.

Le montant maximal donné est de €10.000, néanmoins nous cherchons á donner le montant le plus petit pour rendre le projet valide.

Les membres de “NATO Charity Bazaar” votent sur base de la liste finale des charités.

PROCESSUS D’APPLICATION (actuellement à l’étude)

2017 demandes de financement, des lignes directrices et liste de contrôle des documents  est maintenant disponible pour téléchargement

  • On doit passer au scanner le formulaire d’application complété et toutes les documents nécessaires dans un (1) “pdf” fichier (renommer le fichier avec le nom de son organisation) et envoyer par courrier UNIQUEMENT à charity@natocharitybazaar.org
  • Les deux photos doivent être envoyées séparémment dans le format “jpeg” ou “tif” uniquement.
  • RAPPEL: Renommer le fichier d’application avec le nom de l’organisation.
    • Le sujet du courrier DOIT avoir le nom de l’organisation.
  • Posez des questions par e-mail à charity@natocharitybazaar.org à l’attention de Charity Coordinator.
  • Les propositions sont attendues au plus tard le 1 MAI à 12h00 (midi) Heure de l’Europe Central (CET) . Si les fonds sont donnés, le virement bancaire se passe en décembre, avec une cérémonie de don en janvier.
  • Toutes les associations caritatives belges vont recevoir une visite personnelle d’un représentant du NCB.
  • Toute correspondance doit être en anglais ou en français.
  • Négliger de fournir toutes les informations exigées resultera dans la disqualification de l’application.

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