Internal regulation

Internal Regulations

Article 1 – Bank Account

A bank account in the name of the “NATO Charity Bazaar ASBL” is held at the Banca Monte Paschi Belgio.

The President, Vice-President and Treasurer of the NCB are cosignatories of this account.

Any expenses exceeding 250€ must be approved by the NCB Board.

Two members, one of which must be a full member, must verify the original bank state­ments to­gether with the Treasurer before each Annual General Meeting.

Article 2 – NCB Board of Administrators

All members of the NCB Board are associate members.

All members of the NCB Board are expected to participate actively in the or­gani­zation of one or more activities and social events organized by the NCB or in the pre-sel­ection of eligible charity ap­plicants under consideration for a donation.

Each NCB Board member acts as the Coordinator or Assistant Coordinator of the vari­ous activi­ties and social events of the NCB (for example: The Annual Bazaar, the Inter­na­tional Tombola, the International Restaurant) or during the process of the pre-selection of eli­gi­ble charity appli­cants under consideration for a donation.

NCB Board members may be assisted in their respective tasks by full and associate mem­bers.

<blockquote?NCB Board members are required to be present on the Bazaar weekend to help with Board Tasks.

Article 3 – Full Members

Full members are appointed by each participating NATO country or NCB member country na­tion, and are voted upon by the General Assembly (one vote per member nation/organiza­tion).  There may be up to three (3) repre­sen­ta­tives of each participating member nation/­or­gan­i­za­tion – a national representative (NR), an assistant national re­pre­sentative (ANR) and a second assistant national representative (2nd ANR).  Should the NR be unable to at­tend a meeting at which a proposal will be put forth for the vote, the NR must appoint a proxy to vote in her/his place at each meeting from which she/he is absent.  Failure to do so denies her/his country the right to vote at the meeting in question.

Each nation/organiza­tion has only one vote at any given time.

Full members should participate actively in at least one activity or social event organized by the NCB per year.

Article 4 – Associate Members

Anyone may be admitted as an associate member, with no right to vote at General Assembly meetings, as long as this person contributes to ac­ti­vities and social events undertaken by the NCB.

Associates are Board members, NIC and Artist Corner.

Article 5 – Honorary Invitees and Patrons / Honorary President and Vice-President

Certain persons of note may be invited to become patrons of an event in appreciation of the support they have given the NCB.

One or more guests of honor may be asked to lend their support to a particular event and be invited to attend it.

Because of the special support that these people have given to the NCB, an Honorary President and an Hono­rary Vice-President must be elected by the General Assembly to represent all participating nations, rather than the General Assembly being advised that new Honorary President and Vice-President have been chosen

Article 6 – Member’s Resignation

A member will be considered to have resigned when absent without justification from two consecutive board meetings or two consecutive General Assembly meetings. Board members must notify the management for any absence.

The Board has the option to vote a person out of either the Board or General Assembly, this is not the preferred method as it is hard to reinstate that person/country later.

Article 7 – Funds Raised

Each member nation is committed to transferring to the NCB bank account all proceeds (minus any legitimate ex­pen­ses) from the activities and social events of the NCB.  The most important event of the year is the Bazaar, which is traditionally held the third Sunday in November.  Products and produce offered by nations at the Bazaar must be presented on a non-commercial basis.  No commercial vendors are allowed to participate as part of a National stand and all money received (less legitimate overhead) must be paid to the NATO Charity Bazaar ASBL account.

In order to maintain the confidentiality of each nation, only the NCB President, Vice-President and Treasurer will know the amounts deposited by each nation.

All members will be informed of the overall income of the Bazaar (minus the operating bud­get and an amount set aside for emergency request funding(s)), providing separate to­tals on the Financial Reporting Form for the tombola, the restaurant, the national stands, and any other contributions.

All proceeds raised by the NCB in any given year, minus the operating budget and an amount set aside for emergency request funding(s), are divided annually among the charity applicants voted upon by the General Assembly. This occurs on the basis of 35% to Belgian charities and 65% to International charities. The remaining funds will be automatically distributed, in descending order, to the International charities that have been ranked by the members.

Funds will be transferred to the official bank account of the charity applicants in the month of December. No donations will be made to a personal account.

Upon receipt of the donation from the NCB, the benefitting charity must send a written confirmation of receipt which includes details of the amount received and the date the amount was received.

Article 8 – Pre-Selection of Eligible Charity Applicants by the NCB Boardselection of charitable organizations

All eligible Belgian charities will receive a personal visit from representatives of the NCB prior to the pre-selection process.

Based on the total amount of funds allocated the previous year, the NCB Board will pre-select up to 35 eligible charity applications to be voted upon by the General Assembly.

Although an applying charity organization MUST exist (or be based) in a NATO country, an NCB member country or a country where NATO is currently engaged (such as Afghanistan), the projects of these organizations may exist in other geographic locations.

Although each charity applicant may apply for the funding of several projects, only one (1) project per ap­pli­cation per charity will be pre-selected by the NCB Board for the final vote by the General Assembly.

Although each country may apply for the funding of several projects, only up to two (2) projects per country will be pre-selected by the NCB Board for the final vote by the General Assembly. For the sake of clarity, this limitation applies ONLY to the pre-selection of projects from International charity applicants.  It does not apply to Belgian-based charity applicants.

To be considered eligible for a donation, the applicant’s project must:

1)    Be a small, specific project, which can be completed within the donation year.  (Funds raised during 2016 culminating in the annual NATO Charity Bazaar, are intended for use during the donation year 2017.)

2)     Have a long term impact.

3)    Benefit a wide spectrum of the community or a large number of people.

4)    NOT include requests for ANY of the following:

  1. Salaries for daily staff of the organization
  2. Daily running costs (telephone, fax, network, electricity, gas, heating, water, fuel)
  3. Publishing fees for advertisement purposes as well as media related fees (web design, radio/TV advertising, radio/TV programs)
  4. Transportation modes (bicycle, scooter, motorcycle, car, bus, train, boat airplane), with the exception of disability aids (wheelchairs).
  5. Transportation costs (bicycle, gasoline, tickets and leasing or hiring of transportation)
  6. Equipment for administrative purposes (i.e. computers, printers).

To be considered eligible for a donation, each charity applicant must:

1)    Be financially and organizationally independent.

2)    NOT have applied for and received a donation during:

  1. For international charities, the previous three calen­dar years, i.e. an organization that has benefitted from funds raised at the 2016 Bazaar, used for projects in 2017, can next apply in 2020.
  2. For Belgian charities, the previous two calendar years, i.e. an organization that has benefitted from funds raised at the 2016 Bazaar, used for projects in 2017, can next apply in 2019.

3)    Electronically submit the” NCB Funding Application and Guidelines 2017” form (which can be ac­cessed on the website), complete with ALL required documentation, in one (1) pdf file, to the NCB no later than noon (12h00) Central European Time (CET) on May 1st of the current year.  Failure to do so will result in the disqualification of the ap­plication. Charities will be notified upon receipt of their application. (NOTE – the application file must be re­named to include the name of the applying organization.)

  1. The subject line of the email MUST include the name of the applying organization.
  2. All correspondence must be in English or French unless otherwise stipulated.

4)    All applications MUST include the following:

  1. The legal name, address, e-mail and/or web address (if available);
  2. Official date the organization was established;
  3. Proof of being a small non-profit (ASBL or VZW if located in Bel­gium), non-gov­ern­mental organiza­tion or the equivalent thereof;
  4. Official number of the non-profit, non-governmental organization;
  5. Proof of having been registered as a non-profit, non-governmental organiza­tion for at least one year, as of application deadline – refer to application regulations.
  6. Proof of the size of the organization in the form of the most recent (not older than two years) financial statements (annual balance sheet as well as profit and loss account) signed, dated and stamped;
  7. A copy of the organization’s statutes in English or French;
  8. A brief summary of the organization’s history and mission in English or French;
  9. Name, title, e-mail address and telephone number of the organization’s contact person;
  10. Name, e-mail address and telephone number of the organization’s NATO or NCB member country contact person;
  11. A summary of the proposed project in English or French;
  12. Geographical location of the project (city, state, province or region, country);
  13. Total project cost in € (euros);
  14. Time frame of the project (projected start and completion month/year);
  15. The impact of the project and its target population;
  16. Complete breakdown/itemization of the project (including materials and costs) – this itemized budget must match the amount requested;
  17. Order of importance for funding, if there are separate parts to the project include the minimum amount of funding required to make the project viable
  18. Proof that the bank account is in the name of the requesting organization (including IBAN, BIC – also known as SWIFT – codes or ABA/Routing Transit Number (USA)) in the form of an official letter from the bank dated in the year of the application; (No donation will be trans­ferred to a personal bank account.)
  19. Specification of the pre­ferred currency for deposit;
  20. Signature of your organization’s Treasurer and date thereof;
  21. Signature of your organization’s Executive Director and date thereof;
  22. Two recent digital photographs of the organization and its work – preferably sent as separate attach­ments to the e-mail.

Failure to include all the requested documentation will result in the disqualification of the ap­plication.

Even if an organization properly submits their application and meets the basic requirements, the board may, with a 2/3 vote, to be confirmed by a 2/3 vote of those present by the general assembly, disqualify the application if they feel it is not in the charitable intent or best interest of the NCB to support the organization or project.

The procedure concerning the final selection of charities is contained under Article 9 below.

In case of an unexpected increase in proceeds, a reserve list of two (2) Belgian and three (3) International charities will be established.

Article 9 – Amounts Allocated to Charity Applicants

The final decision concerning which of the up to 35 pre-selected charity applicants are to be selected for fun­ding, as well as the order in which each charity will be allocated funds from this year’s Bazaar, is made by a simple majority vote of the General Assembly.  This process is “blind” (there will be no mention of the origins of each charity applicant until after the vote).  Therefore, any and all presentations of charity applicants will be handled by Board members only, and the origins of the applicants are strictly confidential until AFTER the vote of the General Assembly.

Charity funds will be allocated on a basis of 35% to the Belgian ap­pli­cants and 65% to the International ap­pli­cants in the order voted upon by the General Assembly. The remaining funds will be automatically distributed, in descending order, to the International charities that have been ranked by the members.

 In order to be considered an eligible Belgian charity applicant, the organi­za­tion must either be physically located in Belgium or have at least one (1) head­quarters which is physically located in Belgium.

To facilitate as many donations as possible, no project will be allocated more than 10.000€.

Funds will be transferred to the charities in the month of December.

Article 10 – Emergency Request Donations

These donations can be made throughout the year and are for exceptional or extremely ur­gent cases. Each organization requesting emergency funds must have a contact person within NATO and must adhere to the same criteria as all other charity applicants. Each donation granted will not exceed the amount of €2.000. The number of emergency request donations granted during each calendar year is determined by the NCB Board.

Article 11 – Consultation

Each member has the right to consult the Board of Administrators concerning member registration, minutes of the General Assembly meetings, minutes of the Board meetings and/or the accounting books by sending a simple written request to the NCB President.

The “Funding Application and Guidelines Form” is an integral part of these internal regu­la­tions, and both may be updated by the NCB Board as often as necessary.  However, any updates must be approved by a majority vote of the General Assembly.

Updated and approved by the Annual General Assembly Meeting on:

Date:     9 February 2017

Veuillez vous référer à la page ANGLAISE pour 2017 Règlement intérieur. Une traduction en français complet sera disponible sous peu. Nous nous excusons pour le dérangement. Entre-temps, la traduction en français de 2016 est disponible ici:

Règlement intérieur
Article 1 – Compte bancaire d’
Un compte bancaire au nom de l ‘OTAN Charité Bazar (BCN) des asbl est tenue à la Banca Monte Paschi Belgio.

le président, vice-président et trésorier de la PNE sont cosignataires de ce compte.

Les frais dépassant 250€ doit être approuvé par le Conseil de la PNE.

Deux membres, dont un doit être un membre à part entière, doit vérifier l’original des relevés bancaires avec le trésorier avant chaque assemblée générale annuelle.

Article 2 – PNE – Conseil des administrateurs
Tous les membres de l’OCN Conseil sont membres associés.

Tous les membres de l’OCN Conseil devraient participer activement à l’organisation d’une ou de plusieurs activités et événements sociaux organisés par la BCN ou dans la pré-sélection d’organisme de bienfaisance admissible les requérants sous examen pour un don.

Chaque BCN, membre du conseil d’administration agit à titre de coordonnateur ou de coordonnatrice adjointe des diverses activités et événements sociaux de la PNE (par exemple : le bazar annuel, l’International Tombola, le restaurant international) ou pendant le processus de la pré-sélection d’organisme de bienfaisance admissible les requérants sous examen pour un don.

Les membres du conseil d’administration de la PNE peut être assisté dans l’accomplissement de leurs tâches respectives par les membres titulaires et associés.

Article 3 – Membres à part entire
Des membres à part entière sont nommés par chaque participant ou de l’OTAN partenaire pour la paix (PPP) nation, et soient votées par l’Assemblée générale (un vote par membre nation/organisation).

Il peut y avoir jusqu’à trois (3) représentants de chaque nation membre participant/organisation – un représentant national (RN), un représentant national adjoint (ANR) et un deuxième représentant national adjoint (2ANR).

Devraient l’être incapable d’en NR-tendent une réunion au cours de laquelle une proposition sera mis de l’avant pour le vote, le NR peut nommer un mandataire qui votera en son absence.

Chaque nation/organisation n’a qu’un seul vote à un moment donné.

Membres à part entière devrait participer activement à au moins une activité ou événement social organisé par la PNE par an.

Article 4 – Membres associés
n’importe qui peut être admis en tant que membre associé, en autant que cette personne contribue à des activités et événements sociaux entrepris par la PNE.

Article 5 – Les invités d’honneur et mécènes / Président honoraire et vice-président de
Certaines personnes de la note peut être invité à devenir patrons d’un événement en reconnaissance de l’appui qu’ils ont accordé à la PNE.

Un ou plusieurs invités d’honneur peut être invitée à prêter leur appui à un événement particulier et être invités à y assister.

En raison de l’appui spécial que ces gens ont donné de la PNE, un président honoraire et un vice-président honoraire peut être élu par l’Assemblée générale pour représenter toutes les nations participantes.

Article 6 – la démission du membre
Membre sera réputée avoir démissionné lorsqu’absent sans justification de deux réunions du conseil consécutive ou deux réunions de l’Assemblée générale consécutive.

Article 7 – Fonds recueillis
Chaque pays membre s’engage à transférer à la PNE compte bancaire toutes les recettes (moins tout frais légitimes) provenant des activités et des événements sociaux de la PNE.

Afin de maintenir la confidentialité de chaque nation, seule la PNE Président, vice-président et trésorier va connaître les montants déposés par chaque nation.

Tous les membres seront informés de l’ensemble des revenus du Bazar (moins le budget de fonctionnement et un montant mis de côté pour demander le financement d’urgence(s)), fournissant des totaux distincts pour la tombola, le restaurant et les peuplements national.

Tous les fonds recueillis par la PNE pour une année donnée, moins le budget de fonctionnement et un montant mis de côté pour demander le financement d’urgence(s), sont répartis annuellement entre l’organisme de bienfaisance les demandeurs votées par l’Assemblée générale. Cela se produit sur la base de 35 % pour organismes de bienfaisance belge et 65 % à des oeuvres de charité.

Les fonds seront transférés vers le compte bancaire officiel de l’organisme de bienfaisance candidats au mois de décembre. Pas de dons seront versés à un compte personnel.

À la réception du don de la PNE, l’bénéficiant devez le faire savoir par écrit et envoyer de charité confirmation de réception qui comprend des détails de la somme reçue et la date où le montant est arrive.

Article 8 – Pré-sélection de la charité admissibles Les demandeurs par la BCN Boardselection d’organisations caritatives
Tous les organismes de bienfaisance recevront un Belge admissibles une visite personnelle des représentants de la PNE avant le processus de pré-sélection.

Fondé sur le montant total des fonds alloués l’année précédente, la PNE Conseil sera pré-sélectionner jusqu’à 50 applications de bienfaisance admissibles à être votées par l’Assemblée générale.

Bien qu’une application organisation caritative doit exister (ou être fondée) dans un pays de l’OTAN, un pays du PPP de l’OTAN ou d’un pays où l’OTAN est actuellement engagé (comme en Afghanistan), les projets de ces organismes peuvent exister dans d’autres lieux géographiques.

Bien que chaque organisme de bienfaisance demandeur peut s’appliquer pour le financement de plusieurs projets, un seul (1) ap¬pli¬cation par la charité sera pré-sélectionnés par la PNE Board pour le vote final par l’Assemblée générale.

Bien que chaque pays peut s’appliquer pour le financement de plusieurs projets, seulement deux (2) Projets par pays sera pré-sélectionnés par la PNE Board pour le vote final par l’Assemblée générale.

Afin d’être admissible à un don, le projet de la demanderesse doit :

  1. être un petit projet spécifique, qui peut être complété dans l’année du don. (fonds amassés au cours de 2012 qui ont abouti à l’organisme de bienfaisance annuel de l’OTAN Bazaar, sont destinés à être utilisés au cours de l’année du don 2013.)
  2. Ont un impact à long terme.
  3. La prestation d’un large éventail de la communauté ou d’un grand nombre de personnes.
  4. Ne pas inclure les demandes pour les fins suivantes :
  •   Les salaires des fonctionnaires de l’organisation quotidienne
  •  Coûts de fonctionnement quotidien (téléphone, fax, réseau, électricité, gaz, chauffage, eau, carburant)
  •  Les frais d’édition à des fins d’annonce ainsi que les frais liés aux supports (web design, la publicité radio/TV, radio/TV programmes
  •  Des modes de transport (vélo, scooter, moto, voiture, bus, train, bateau, avion)
  • Les frais de transport (vélo, l’essence, les billets et la location à bail ou le louage de transport)

Afin d’être admissible à un don, chaque organisme demandeur doit :

  1.  ne pas être une branche d’un grand parent/organisation faîtière;
  2.  Ne pas avoir demandé et reçu un don au cours de deux années civiles précédentes, c’est-à-dire une organisation qui a bénéficié de fonds collectés lors de la 2011 Bazar peut s’appliquent suivant en 2014
  3.  Transmettre électroniquement les “lignes directrices et formulaires de demande de financement de la PNE 2012” forme (qui peut être cessed sur le site web) en format Word (pas de versions pdf), complète avec tous les documents requis à la PNE au plus tard le 1er mai de l’année en cours. Tout manquement à cette obligation entraîne la disqualification de l’application. (Remarque : le fichier d’application doit être re-nommée de façon à inclure le nom de l’organisation demandeuse.)
  • La ligne d’objet du courrier électronique doit inclure le nom de l’organisation demandeuse.
  • Toute la correspondance doit être en anglais ou en français, sauf disposition contraire.
  • Toutes les demandes doivent comprendre les éléments suivants :
  • Le nom légal, adresse, e-mail et/ou l’adresse du site Web;
  • Nombre officiel de l’organisation non gouvernementale sans but lucratif;
  • La preuve d’avoir été enregistré comme organisation non gouvernementale à but non lucratif, pour au moins un an;
  • Date officielle de l’organisation a été créé;
  • Nom, titre, adresse e-mail et numéro de téléphone de la personne-ressource de l’organisation;
  • Nom, adresse e-mail et numéro de téléphone de l’Organisation OTAN ou personne-ressource du PPP, si vous présentez une demande pour des fonds d’urgence;
  • Emplacement géographique du projet (ville, état, province ou région, pays);
  • Coût total du projet en € (euros);
  • Délai du projet (prévisions de début et de fin mois/année);
  • Ventilation complète/détail du projet (y compris les matériaux et coûts) – un budget détaillé;
  • Spécification de la plus petite quantité requise pour rendre le projet viable;
  • L’ordre d’importance pour le financement, s’il y a séparation des pièces pour le projet;
  • L’impact du projet et sa population cible;
  • La preuve d’une petite organisation à but non lucratif (ASBL ou VZW si situé en Belgique), organisation non gouvernementale ou l’équivalent;
  • La preuve que le compte en banque est dans le nom de l’organisme demandeur (y compris IBAN, BIC – également connu sous le nom de SWIFT – codes ou ABA/numéro de transit de routage (USA)) sous la forme d’une lettre officielle de la banque; (aucun don seront transférés à un compte de banque personnel.)
  • Spécification de la devise préférée pour dépôt;
  • La signature de votre organisation’s Executive Directo

Article 9 – Montants alloués à des organismes de bienfaisance les demandeurs
en ce qui concerne la décision finale concernant laquelle des jusqu’à 50 pré-organisme de bienfaisance choisi les candidats sont d’être sélectionné pour le fun-ding, ainsi que l’ordre dans lequel chaque organisme de bienfaisance sera alloué des fonds de cette année, le bazar, est faite par un simple vote majoritaire de l’Assemblée générale. Ce processus est “aveugle” (il n’y aura aucune mention de l’origine de chaque organisme de bienfaisance demandeur jusqu’après le vote).

Par conséquent, toutes les présentations de la charité les demandeurs seront traitées par les membres du Comité seulement, et les origines des demandeurs sont strictement confidentiels jusqu’après le vote de l’Assemblée générale.

Des fonds de bienfaisance seront alloués sur une base de 35 % à la candidats belges et 65 % pour les déposants internationaux dans l’ordre voté par l’Assemblée générale.

Afin d’être considéré admissible, le demandeur de charité belge organisation doit soit être physiquement situés en Belgique ou avoir au moins un (1) siège qui est physiquement situé en Belgique.

Afin de faciliter au nombreux dons que possible, aucun projet ne sera alloué plus de 10.000€, bien que la PNE s’efforce toujours de donner la plus petite quantité requise pour que le projet soit viable.

Les fonds seront transférés à des organismes de bienfaisance au mois de décembre.

Article 10 – Demande d’urgence dons
Ces dons peuvent être faits tout au long de l’année et sont exceptionnels ou pour des cas d’urgence extrême. Chaque organisation demandant des fonds d’urgence doit avoir une personne de contact au sein de l’OTAN et doit respecter les mêmes critères que tous les autres demandeurs de charité.

Chaque don accordé ne dépasse pas le montant de 2.000 €. Le nombre de demandes de dons d’urgence accordée au cours de chaque année civile est déterminé par la carte la PNE.

Article 11 – Consultation
Chaque membre a le droit de consulter le conseil d’administrateurs au sujet Inscription membre, procès-verbal de l’Assemblée générale des réunions, procès-verbaux des réunions du conseil et/ou les livres de comptabilité en envoyant une simple demande écrite à la PNE Président.

La “demande de financement et lignes directrices font” fait partie intégrante de ces règlements internes, et les deux peuvent être mis à jour par la PNE Conseil aussi souvent que nécessaire. Cependant, toutes les mises à jour doit être approuvé par un vote majoritaire de l’Assemblée générale.

Approuvée le 20 mars 2012 par l’Assemblée générale

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