Toute modification de ce règlement ne peut être opérée que par l’Assemblée Générale et sur proposition du Conseil d’Administration.

Article 1 – Compte bancaire

Un compte bancaire au nom de « NATO Charity Bazaar ASBL » est ouvert à la banque ING.
Le Président, le Vice-président et le Trésorier sont cosignataires de ce compte.

Toute dépense de plus de 250 euros doit être acceptée au préalable par le Conseil d’Administration.

Article 2 –  Conseil d’Administration

Tous les membres du Conseil d’Administration sont des membres adhérents.
Tous les membres du Conseil d’Administration participent activement à l’organisation d’une ou plusieurs activités et évènements sociaux organisés par l’Association ou à la sélection des organisations caritatives susceptibles de bénéficier d’une donation.
Ils sont notamment Coordinateur ou Assistant Coordinateur des différentes activités et évènements sociaux proposées(par exemple : le Bazaar annuel, la Tombola Internationale, le Restaurant International) ou de la sélection des organisations caritatives susceptibles de bénéficier d’une donation.

Ils peuvent être aidés dans leurs tâches par des membres qui le souhaitent.

Article 3 – Membres effectifs

Les membres effectifs doivent participer activement à au moins une activité ou un événement social organisé par l’Association chaque année.

Article 4 – Membres adhérents

Toute personne qui le souhaite peut être admise comme membre adhèrent si elle participe à certaines activités ou évènements sociaux organisés par l’Association.

Article 5 – Invités d’honneur et patrons, Présidence d’Honneur

Certaines personnes particulièrement distinguées peuvent être invitées à patronner un événement, en remerciement d’un éventuel soutien aimablement accordé.
Un ou plusieurs invités d’honneur peuvent être conviés à apporter leur soutien à l’Association par leur présence lors d’un évènement.
Un Président d’Honneur et un Vice-Président d’Honneur, représentant toutes les nations participantes, pourront être élus par l’Assemblée Générale en raison d’un support particulier accordé à l’association par ces personnes.

Article 6 - Démission d’un membre

En cas d’absence lors de deux réunions du Conseil d’Administration  consécutives sans excuses justifiées, ou lors de deux Assemblées Générales consécutives sans excuses justifiées, le membre concerné est considéré comme démissionnaire.

Article 7 – Fonds collectés

Chaque membre s’engage a verser la totalité des bénéfices effectués lors des différentes activités et évènements sociaux proposées (minorée des coûts légitimes) sur le compte du NATO Wives Bazaar.
Afin de conserver la confidentialité du montant versé par chaque nation sur le compte du NWB, le NWB Manager et le Trésorier sont les seules personnes habilitées à les connaître.
Les membres auront uniquement connaissance de la totalité des montants, accompagnés des relevés bancaires correspondants sur simple demande écrite.

Article 8 – Présélection des organisations caritatives

Les bénéfices, minorés du budget de fonctionnement de l’Association, sont répartis annuellement entre les différentes organisations caritatives présélectionnées, sur une base de 50% Belges et 50% Internationales.

Pour être présélectionnée, toute organisation caritative doit répondre aux critères suivants :

• Solliciter une donation par demande écrite adressée à « NATO Charity Bazaar ASBL »;
• Etre une association sans but lucratif ou une ONG officiellement déclarée depuis au moins un an et en fournir la preuve ou le moyen de preuve;
• Présenter l’organisation sous forme d’un dossier étayé, mentionnant au moins: les buts de l’organisation, son fonctionnement, le motif de la demande et le montant sollicité (projet ou frais de fonctionnement) ;
• Fournir la preuve ou le moyen de preuve de la garantie bancaire (aucune donation ne sera effectuée sur un compte personnel).

Article 9 – Montant alloué aux organisations caritatives

Sur la base du montant total alloué l’année précédente, une liste des organisations caritatives susceptibles de recevoir une donation sera établie, dans l’ordre d’arrivée des demandes, selon les principes suivants :

• organisations caritatives belges :
• frais de fonctionnement : un maximum de 7 000 euros tous les 5 ans ;
• subvention d’un projet spécifique : le montant demandé dans la limite de 15 000 euros.
• organisations caritatives internationales : total alloué à répartir entre les organisations présélectionnées dans la limite de 15 000 euros par organisation.  

Considérant une éventuelle augmentation des bénéfices, une liste d’attente d’un maximum de 5 organisations caritatives sera établie (3 belges et 2 internationales).
La date limite de dépôt des dossiers est fixée au 1er juin de chaque année.
Les fonds seront transférés  aux organisations caritatives dans le courant du mois de Décembre

Article 10 – Consultation

Tous les membres peuvent consulter au siège de l’Association le registre des membres, les procès-verbaux des Assemblées Générales et du Conseil d’Administration, ainsi que les documents comptables de l’Association, sur simple demande écrite au NCB Manager.

Ce règlement intérieur est complétée par la liste des attributions des membres (Guidelines), mise à jour aussi souvent que nécessaire par le Conseil d’Administration.\

Approuvé le 2-02-2006 par l’Assemblée Générale.